Die seit 1. Jänner 2003 geltenden Rechnungslegungsbestimmungen für alle ideellen Vereine verlangen einen Rechnungsabschluss für mittelgroße und große Vereine nach Handelsgesetz, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Rechnungsjahren bestimmte Schwellenwerte überschritten werden.

Vereinsgrößen

:: Kleine Vereine

Es ist ein den Anforderungen des Vereines entsprechendes Rechnungswesen einzurichten, bestehend aus: laufender Einnahmen/Ausgabenrechnung und einer Vermögensübersicht. In letzterer sind folgende wichtige Posten anzuführen: Forderungen und Verbindlichkeiten, Bankguthaben und -verbindlichkeiten, Wertpapierbestände etc. woraus das Vereinskapital ersichtlich ist. Da Vereine in der Regel Anschaffungen zum Anlagevermögen als laufende Ausgaben verbuchen, sollten die Anschaffungswerte gesondert vermerkt werden, um die darin enthaltenen stillen Reserven schätzen zu können.
Bei der erstmaligen Erstellung einer Vermögensübersicht ist die Bewertung des Umlauf- und Anlagevermögens mit dem sog. "beizulegenden Wert" gem.§ 202 Abs. 2 HGB vorzunehmen. Diese Regelung ist erstmals auf Rechnungsjahre anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2002 beginnen (§ 33 Abs. 4 VerG). In Analogie zur Geringwertigkeitsgrenze lt. Steuerrecht kann der Ansatz von Wirtschaftsgütern, deren Schätzwert unter € 400,- liegt, unterbleiben. Für Liegenschaften (Vereinshaus, Schutzhütte etc.) bietet sich als Schätzungsmethode der kapitalisierte Ertragswert an.

:: Mittelgroße Vereine

Überschreiten in den zwei vorangegangenen Jahren (2003 und 2004) die gewöhnlichen Einnahmen oder Ausgaben € 1 Mio., ist im darauffolgenden Jahr (erstmals 2005) eine doppelte Buchhaltung zu führen und eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung wie bei Vollkaufleuten zu erstellen.

:: Große Vereine

Überschreiten in den beiden letzten Jahren (2003 und 2004) die gewöhnlichen Einnahmen oder Ausgaben € 3 Mio., oder die Publikumsspenden € 1 Mio., ist im darauffolgenden Jahr (erstmals 2005) ein erweiterter Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang) zu erstellen. Ferner ist eine pflichtgemäße Abschlussprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer bzw. Buchprüfer durchzuführen, welcher auch die Aufgabe der Rechnungsprüfer übernimmt, es sei denn, dass das Vereinsstatut den Rechnungsprüfern bestimmte Prüfungsaufgaben auferlegt. Erfolgt eine freiwillige Abschlussprüfung, weil die Schwellenwerte nicht überstiegen sind, kann auf die Prüfung durch die Rechnungsprüfer nur dann verzichtet werden, wenn im Prüfungsauftrag an den Abschlussprüfer festgehalten ist, dass zusätzlich zur Abschlussprüfung auch die Rechnungsprüfung im Sinne des § 21 VerG (statutenmässige Verwendung der Mittel) vorzunehmen ist. Wird der Verein von einem öffentlichen Subventionsprüfer geprüft, ist dieser Rechnungskreis vom Abschlussprüfer nicht mehr zu prüfen. Das Ergebnis der Subventionsprüfung ist dem Abschlussprüfer bekannt zu geben. Die Subventionsprüfung muss eine der Abschlussprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer/Buchprüfer gleichwertige Prüfung sein. Die Gleichwertigkeit bezieht sich aber auf die Qualität der Prüfung und nicht auf die berufsrechtliche Qualifikation der Subventionsprüfer. Abschließend sei zum Thema Abschlussprüfung vermerkt, dass es sinnvoll ist, im Bestätigungsvermerk auf den genauen Umfang der durchgeführten Prüfungsmaßnahmen hinzuweisen. Stellt der Abschlussprüfer fest, dass der Verein seine Verpflichtungen nicht erfüllen kann, hat er das der Vereinsbehörde mitzuteilen, welche diesen Umstand im Vereinsregister ersichtlich zu machen hat.

Schwellenwerte bei öffentlichen Subventionen

Sind die o.a. Schwellenwerte durch öffentliche Subventionen und restliche Einnahmen/Ausgaben überstiegen, treten die erwähnten Rechtsfolgen ein. Hinsichtlich der Prüfungspflicht bei großen Vereinen ist zu unterscheiden, ob durch den Subventionsgeber eine der Wirtschaftsprüfung gleichwertige Prüfung erfolgt. In der Fachliteratur wird die Auffassung vertreten, dass im Falle einer gleichwertigen Subventionsprüfung die Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer nur dann zu erfolgen hat, wenn die restlichen, vom Subventionsprüfer nicht geprüften Rechnungskreise die Schwellenwerte übersteigen. Die Frage allerdings, wer die Qualität der Subventionsprüfung beurteilt, bleibt offen.

Kriterien für den Jahresabschluss

Mittelgroße und große Vereine unterliegen den Bewertungsbestimmungen des Handelsgesetzbuches, welches vom Gedanken des Gläubigerschutzes und des Vorsichtsprinzips beherrscht ist.
Was unter "gewöhnlichen Einnahmen bzw. Ausgaben" zu verstehen ist, ist im Einzelfall festzustellen. Laut Gesetz gehören jedenfalls dazu die Mitgliedsbeiträge, öffentliche Subventionen, Spenden und sonstige Zuwendungen, sowie Einkünfte aus wirtschaftlichen Tätigkeiten, welche große Vereine im Anhang mit den ihnen jeweils zugeordneten Aufwendungen auszuweisen haben. Außerordentliche Posten sollten jedenfalls gesondert ausgewiesen werden. An die Stelle des Einnahmen-Ausgabenprinzips tritt das Prinzip der periodengerechten Abgrenzung der Einnahmen und Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung, aus der eine Geldflussrechnung (Cash Flow) abgeleitet werden kann.
Bei der erstmaligen Erstellung einer Bilanz bei mittelgroßen und großen Vereinen ist das Umlauf- und Anlagevermögen - wie bei den kleinen Vereinen - mit dem "beizulegenden Wert" anzusetzen. § 202 HGB verdrängt den Grundsatz der Bewertung zu Anschaffungs- und Herstellungskosten.
Aus der Bestimmung, dass kleine Vereine eine Einnahmen- Ausgabenrechnung zu erstellen haben, ist keine Verpflichtung zur Umstellung auf diese abzuleiten, wenn sie freiwillig bilanzieren, weil es sich ja nur um eine Begünstigungsvorschrift handelt. Da allerdings in diesen herkömmlichen Vereinsbilanzen Investitionen in das Umlauf- und Anlagevermögen in der Regel nicht aktiviert, sondern als Aufwand verbucht sind, bleibt diesbezüglich dem kleinen Verein eine Adaptierung zu einer vom Gesetz geforderten Vermögensaufstellung nicht erspart. Eine Doppelgleisigkeit - nämlich die Fortführung der Vereinsbilanz wie bisher und die Erstellung der Vermögensaufstellung - würde aber eher zur Verwirrung als zur Klarheit des Rechnungswesens beitragen.

Aufgaben der Vereinsorgane

:: Leitungsorgan (mindestens 2 Personen)

Dieses hat für die ordnungsgemäße Führung des Rechnungswesens und innerhalb von 5 Monaten nach Ende des 12monatigen Rechnungsjahres für die Erstellung des Rechnungsabschlusses zu sorgen.

:: Rechnungsprüfer (mindestens 2 Personen)

Sie haben innerhalb von weiteren 4 Monaten die Rechnungsprüfung durchzuführen und über die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung sowie statutenmäßigen Verwendung der Mittel zu berichten, nötigenfalls die Bestandsgefährdung des Vereines aufzuzeigen.

:: Mitgliederversammlung

Diese ist vom Leitungsorgan einzuberufen, widrigenfalls die Rechnungsprüfer dazu verpflichtet sind. Über die Lage des Vereines ist ordnungsgemäß zu berichten.

Haftungsbestimmungen

Verschuldenshaftung besteht für die Leitungsorgane und Rechnungsprüfer für:

• zweckwidrige Verwendung des Vereinsvermögens
• Investitionen ohne ausreichende finanzielle Absicherung
• Missachtung der Rechnungslegungsvorschriften
• Nicht rechtzeitige Beantragung eines Konkursverfahrens
• Behinderung der Auflösung des Vereines
• schädigendes Verhalten gegenüber dem Verein, Vereinsmitgliedern oder Dritten.

Für Rechnungsprüfer besteht eine Haftungsobergrenze von € 2 Mio.

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